16.12.2022 | KurzMeldungen, KurzMeldungen Nordost, KurzMeldungen Westfalen-Mitte

Kommunikations-Knigge

Die wichtigsten Regeln für eine gelungene, nicht nervende E-Mail-Kommunikation

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Die E-Mail wird, trotz Messengerdiensten, auch in Zukunft das Kommunikationsmittel Nummer 1 im Geschäftsleben sein. Es ist aber auch ein Medium, das ein großes Frustpotential birgt.

Schlechte Grammatik, unaufmerksames Lesen, unnötige "Allen antworten"-E-Mails sowie ungenaue Anfragen oder Antworten nerven. Wenn Sie die folgenden 6 Tipps beherzigen, vermeiden Sie Frust bei Ihren Kommunikationspartner*innen.

- Gehen Sie so aufmerksam mit E-Mails um, als wären Sie Briefe auf Büttenpapier. Überprüfen Sie bei Ihrer Antwort, ob Sie alle Fragen aus der E-Mail, auf die Sie antworten, beantwortet haben, formulieren Sie Ihre E-Mails konkret und fassen Sie sich kurz. So sorgen Sie auch dafür, dass sowenig E-Mail-Verkehr entsteht, wie möglich.

- Wenn Sie keine Zeit haben, auf eine E-Mail sofort zu reagieren, schreiben Sie das kurz dem Absender und teilen ihm mit, wann Sie dazu kommen, zu antworten. Schreiben Sie in Ihren eigenen E-Mails dazu, ob es sich um eine eilige Anfrage handelt oder bis wann Sie eine Antwort brauchen. Ansonsten geht Ihr Gegenüber im Zweifel davon aus, dass es Zeit hat.

- Bitte unbedingt vor dem Versenden Ihrer E-Mail diese noch einmal lesen! Eine Nachricht voller Fehler und fehlender Buchstaben ist anstrengend zu lesen.

- Betreff so konkret wie möglich formulieren und den Anhang (wenn vorhanden) im Text erwähnen.

- Anrede und Gruß am Ende sind obligatorisch. Nach der zweiten internen E-Mail in Folge kann man das dann weglassen.

- Auch in Streitfällen bzw. bei (kleineren) Konflikten waren Sie am besten einen höflichen Ton. Scharfe Äußerungen wirken gelesen oft viel drastischer als sie gemeint waren. Etwas bestimmt und mit Nachdruck zu formulieren, ist in Ordnung. Größere Meinungsverschiedenheiten sollten besser in einem Telefonat geklärt werden. Überhaupt lassen sich komplizierte Sachverhalte oft besser am Telefon erläutern.